十、在excel中自定义函数

     excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：

 1.执行“工具→宏→visual basic编辑器”菜单命令（或按“alt+f11”快捷键），打开visual basic编辑窗口。

 2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。

 3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：

　　function v（a,b,h）

　　v = h*（a+b）/2

　　end function

 4.关闭窗口，自定义函数完成。

 以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

 提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

 十一、表头下面衬张图片

     为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?

 1.执行“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。

 2.在按住ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。

 3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。

经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）。

 提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

 十二、用连字符“&”来合并文本

     如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定（此处假定将b、c、d列合并到一列中）。

 1.在d列后面插入两个空列（e、f列），然后在d1单元格中输入公式：=b1&c1&d1。

 2.再次选中d1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到d列下面的单元格中，b、c、d列的内容即被合并到e列对应的单元格中。

3.选中e列，执行“复制”操作，然后选中f列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，e列的内容（不是公式）即被复制到f列中。

 4.将b、c、d、e列删除，完成合并工作。

 提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除b、c、d列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。

 十三、快速打印学生成绩条

     常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或vba的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

 此处假定学生成绩保存在sheet1工作表的a1至g64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。

 1.切换到sheet2工作表中，选中a1单元格，输入公式：=if（mod（row（），3）=0，″″，if（0mod?row（），3（=1，sheet1！a$2，index（sheet1！$a：$g，int（（（row（）+4）/3）+1），column（））））。

 2.再次选中a1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到b1至g1单元格中；然后，再同时选中a1至g1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到a2至g185单元格中。

 至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。

 3.调整好行高和列宽后，同时选中a1至g2单元格区域（第1位学生的成绩条区域），按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框（如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作）。

 4.同时选中a1至g3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自a4拖拉至g186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。

 按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。

 十四、excel帮你选函数

     在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。

     执行“插入→函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求（如“计数”），然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

 十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

     有时，我们编辑某个工作表（sheet1）时，需要查看其它工作表中（sheet2、sheet3……）某个单元格的内容，可以利用excel的“监视窗口”功能来实现。

 执行“视图→工具栏→监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。

 以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。

 十六、为单元格快速画边框

 在excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，excel 2002对此功能进行了全新的拓展。

 单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图→工具栏→边框”命令，展开“边框”工具栏。

 单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

 提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

 十七、控制特定单元格输入文本的长度

     你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对excel来说，也并不难。

 例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。

 很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的excel展示出与众不同的光彩呢。

 十八、成组填充多张表格的固定单元格

     我们知道每次打开excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。

 那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“sheet1”，然后按住shift键，单击最后一张表格的标签名“sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住ctrl键进行点选）。此时，我们看到excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。

 但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

 十九、改变文本的大小写

     在excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。

 在excel 2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=upper（源数据格）”，将文本全部转换为大写；“=lower（源数据格）”，将文本全部转换成小写；“=proper（源数据格）”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的a1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=upper（a1）”，回车后得到的结果将会是“excel”。同样，如果我们在a3单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=proper（a3）”，那么我们得到的结果就将是“mr.weiwei”了。

 二十、提取字符串中的特定字符

     除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。

 如果我们想快速从a4单元格中提取称谓的话，最好使用“=right（源数据格，提取的字符数）”函数，它表示“从a4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=left（源数据格，提取的字符数）”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从a5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=mid（a5,4,2）”就可以了。意思是：在a5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。

 

                                    （未完待续）